In Italia l’obbligo di invio fattura elettronica interessa sia la Pubblica Amministrazione sia le transazioni tra privati.

A tal proposito, occorre far transitare la fattura dal cosiddetto Sistema di Interscambio o SdI, il quale, una volta eseguiti i dovuti controlli, recapita il documento al destinatario.

Tale disposizione vale per l’intero comparto privato, sia per i rapporti Business to Business (B2B) che per quelli Business to Consumer (B2C).

La normativa di riferimento per l’obbligo di fattura elettronica tra privati

A partire dal 1 gennaio 2019 è entrato in vigore in Italia l’obbligo di fattura elettronica tra privati, sia per il settore B2B che per quello B2C. La norma di riferimento è la Legge n.° 205 del 2017 e interessa coloro che hanno residenza o sono stabili nel territorio del Belpaese.

La fatturazione elettronica riguarda l’emissione di documenti quali, oltre alle classiche fatture, anche parcelle e note di credito. Ecco alcuni fattori che è imprescindibile rispettare:

• L’unico formato ammesso è quello elettronico XML, anche nella variante xml.p7m.
• Il sistema per la trasmissione è quello SdI predisposto da parte dell’Agenzia delle Entrate.
• La validità dei documenti elettronici è legata all’utilizzo della firma digitale, salvo alcuni casi eccezionali. La firma può essere posta dal titolare della partita IVA oppure, tramite delega, da terze persone. Quest’ultime devono risultare accreditate dal Sistema di Interscambio.
• L’altro elemento che conferma l’autenticità della fattura elettronica è la presenza di una marcatura temporale elettronica o time stamping.
• Codice del destinatario.
• Numero fattura e anagrafica di chi emette la fattura.

Questi aspetti sono stati disciplinati ulteriormente tramite il Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate conseguito in data 30 aprile 2018. Il documento presenta un quadro delle tecniche specifiche per la trasmissione dei file.

A esso sono poi seguiti aggiornamenti e chiarimenti da parte sempre dell’Agenzia delle Entrate, sia di natura pratica che fiscale. Nello specifico, si tratta della Circolare 14/E del 17 giugno 2019 e della Guida alla compilazione delle fatture elettroniche.

Come mai è stato introdotto l’obbligo di fattura elettronica? La ragione principale risiede nella necessità per lo Stato di utilizzare tutti i mezzi a disposizione per contrastare il diffuso fenomeno dell’evasione fiscale.

Allo stesso tempo, la nuova tecnologia è in linea con gli sviluppi della digitalizzazione e assicura la piena tracciabilità delle informazioni e delle transazioni. Alcune categorie risultano tuttora  escluse, come ad esempio psicologi e medici, ma solo in via  temporanea.

Cosa sono XML e SdI nel dettaglio

Quando si parla di fattura elettronica i concetti che risultano maggiormente rilevanti sono due: XML e Sistema di Interscambio.

Il formato XML è stato scelto in virtù dell’individuazione di una struttura standard che consente la trasmissione corretta e puntuale delle informazioni tra software telematici differenti. È, quindi, una sorta di lingua condivisa tra mittente e destinatario.

L’introduzione del Sistema di Interscambio ha cambiato l’approccio stesso alla fatturazione.

Se nella modalità cartacea l’emittente presentava direttamente la fattura al destinatario, con la procedura elettronica è il SdI a provvedere alla consegna, con un ruolo simile a quello di un postino digitale.

Come avviene l’invio della fattura da parte dell’utente al Sistema di Interscambio? Tramite un canale accreditato presso lo stesso che può essere un software specifico o lo spazio dedicato sul portale dell’Agenzia delle Entrate, disponibile presso la sezione “Fatture e Corrispettivi”.

Come avviene, invece, la ricezione dei documenti elettronici tra privati? Sempre attraverso un canale telematico e l’inserimento del codice del destinatario.

Come avviene la fatturazione elettronica tra privati?

Che si tratti di transazioni B2B come B2C, la fatturazione elettronica va sempre conseguita secondo tre step di base:

• Creazione del documento in formato XML.
• Trasmissione del documento.
• A tal proposito è possibile avvalersi della conservazione sostitutiva.

Durante le prime due fasi è possibile scegliere tra diverse tipologie di documento.

I dati che è necessario sempre inserire sono quelli inerenti fornitore, fattura e cliente. Quando viene emesso un nuovo documento è possibile inserire le informazioni riportate nell’ultima fattura.

Terminata la compilazione, non resta che caricare il file e inviarlo al Sistema di Interscambio, il quale provvederà alla comunicazione con l’Agenzia delle Entrate.

I processi di conferma vedono l’apposizione di firma elettronica e marca temporale, non diversamente da quanto contemplato nel sistema di fatturazione verso la Pubblica Amministrazione.